Bilgi Teknolojileri Müdürümüz Serkan AYVERDİ ''Ünsped Gümrük Müşavirliği’nde, Robotik Süreç Otomasyonu ve Dijitalleşme'' konulu makalesi ile Satınalma Dergisi'nde yer aldı

ÜNSPED Gümrük Müşavirliği’nde Robotik Süreç Otomasyonu ve Dijitalleşme

UGM olarak “Dijitalleşme Stratejimizi” her yıl düzenli olarak belirleyip, mevcut durumumuzu ve bir sonraki yeni hedeflerimizi oluşturmaktayız.  Bu hedeflerin yerine getirilmesinde üst düzey yöneticilerimiz, ekip arkadaşlarımız ve tüm çalışma arkadaşlarımız üzerlerine düşen görevleri yerine getirmede son derece başarılı oldu. Dijitalleşmenin yetkinliklerini ortaya koymak için, altyapı, yazılım, donanım konularında, yatırım yapılması ya da mevcut yapının veya iş sürecinin değişiminde ortaya çıkan değişimlere ayak uydurma ve çeviklik konusu, her zaman dijitalleşme konusunda ivme kazandırmaktadır. UGM olarak tüm iş süreçlerimizi dijital platformda yürütmekteyiz. 

“Dijitial Dönüşüm” stratejimize 2019 yılında, Robotic Process Automation – (RPA) Robotik Süreç Otomasyonu olarak yeni bir “Teknoloji Kavramı”nı şirketimize dahil ettik. Bu aslında, adında da geçtiği gibi “fiziksel bir robot” değil, buradaki “Robot” kavramı sunucular üzerinde çalışan programlanmış bir yazılım platformudur.

Robotik süreç otomasyonu ile bugün bir çalışanın, bilgisayarı üzerinde gerçekleştirdiği tüm işlemleri, veri okuma, veri yazma, hesaplama yapma, karşılaştırma ve makine öğrenmesi ile karar verme, herhangi bir kullanıcı yapıyormuş gibi öğretilerek kullanılmasına imkan vermektedir. Kullandığımız platformda sürükle-bırak mantığı ve kodlama ile hızlıca süreçlerimizi devreye alabilmekteyiz.

RPA sisteminden; verimli ve kaliteli hizmet alabilmek, operasyonel masraflarını en aza indirmek, üretkenliği artırmak, iş birimlerine ve son kullanıcıya katma değerli destek olmak için, bu sisteme alınacak süreçlerin iyi analiz edilmesi, doğru tasarlanması ve planlanması gerekmektedir. Aksi takdirde avantajı çok az olan bir süreç ile de karşı karşıya kalınabilinir.

Elde edilecek başarıyı ölçümleyebilmek adına, bu kriterlerimiz olmazsa olmazlarımızdır. Mevcut durum ile yeni mevcut durumu bu şekilde karşılaştırmaktayız.

Önceliğimiz rutin bir şekilde veya sık tekrarlanan, büyük hacimli, belirli bir iş akışına sahip ve en önemlisi hataya açık, tüm iş süreçlerimizi bu kapsamda değerlendirmeye aldık.

Entegrasyona izin vermeyen bazı iş süreçlerimizde ciddi anlamda dikkat eksikliğinden ortaya çıkabilecek hataya açık iş süreçlerimizde ayrıca değerlendirilerek projelendirilmiştir.

Örnek vermek gerekirse, UGM bünyesinde kullanılan sistemler ile web portal arasında ara yüz kullanıma yönelik otomasyonlar geliştirildi.

Mail ortamında gelen 3000 sayfalık bir PDF dosya içinde bulunan bilgilerin OCR teknolojisi ayrıştırılması ve mevcut sistemimize hızlı ve hatasız şekilde sağlandı.

Müşteriden gelen fatura yine OCR metodu ile okunarak, kendi sistemlerimize hatasız ve hızlı veri transferi sağlandı.

Bu çalışmalar sonunda elde ettiğimiz verimlilik raporu ve avantajlarımız özetlemek gerekirse;

• Hızlı ve tutarlı sonuçlar elde edildi.
• Hata ve risk payını sıfıra indirildi.
• İnsan kaynağını daha verimli kullanabilme imkânı sağlandı.
• 7 gün 24 saat çalışacak şekilde rutin işlemleri devreye alındı.
• Operasyonel yükleri azaltıldı.
• İç ve Dış müşteri memnuniyeti ile daha kaliteli hizmet alındı.
• Yeni bakış açıları ile süreçler yeniden düzenlendi.
• Süreçlerin daha hızlı tamamlanması ve verimlilikleri sağlandı.
• Tekrar eden işler ile maliyet avantajı sağlandı.

Ayrıca son kullanıcı ile RPA süreci karşılaştırıldığı zaman, hız konusunda “gün” baz alındığını zaman, 8 kat hızlı ve hatasız, “maliyet” bazında ise yüzde 70 oranında azalma gözlemlendi. Zaman parametresi “hafta” olarak değiştiği zaman bu değerler uüzde 30 oranında daha da arttığını söyleyebilirim.

Elde ettiğimiz olumlu geri bildirimler ile ölçümlediğimiz verileri, RPA sürecini önümüzdeki dönemde de daha da yaygınlaştırarak kullanmayı hedefliyoruz.