GeriBaşta müşterilerimiz olmak üzere bizimle ilişkide olan tüm müşteri paydaşlarımızın kişisel ve ticari bilgilerinin gizliliğine saygı duyarız. Müşterilerimize ve diğer paydaşlara ait gizli bilgileri sadece iş amaçlı ve yasal standartlar, anlaşmalar veya sözleşme yükümlülüklerine göre kullanırız.
BT Altyapımız:
- UGM , Bilgi Teknolojileri konusundaki gelişmeleri yakından takip ederek , hem donanımsal hemde yazılımsal alanda altyapısını güncellemek ve geliştirmek , iş süreçlerinin kesintisiz olarak sürekliliğini sağlamak amacı ile çalışmalarını yürütmektedir. Yapılan risk ölçümlerinde , Risk Skoru yüksek olan donanımlar yedeklilik esası ile topolojisi kurulmuştur. Kullanılan donanımsal ürünlerin bakım anlaşmaları tanımlı tedarikçi kriterlerine uygun olarak seçilmiş firmalar ile 4-6 Çözüm Garantili servis anlaşmaları ile yapılmıştır.
- UGM’nin deprem , sel , doğal afet ve bu gibi olağanüstü felaket durumlarında Veri Merkezine erişememe ve sistemlerin çalışamaması durumunda, Şirketin İş Sürekliliği Kapsamında hizmetlerine devam edebilmesi maksadı ile Olağanüstü Durum Merkezi Ankara Bölge Müdürlüğünde kurulmuştur.
- Bölge Müdürlükleri ve Şubelerde İnternet altyapısında hat yedeklilikleri ME, RL , VDSL , ADSL ve 4,5 G kapasiteleri oranında sağlanmıştır. İnternet hatlarındaki olası kesintilerde sistem otomatik olarak yedek hattı devreye almaktadır.
- Sunucu ve Kullanıcı tarafında kullanılan Lisanslı Yazılımlarda , Etik lisanslama esas alınarak , buna uygun olarak iç ve dış denetim ile periyodik kontroller yapılmaktadır. Microsoft, IBM gibi firmaların çözüm ortakları ile her yıl düzenli olarak lisanslama kontrolleri ile envanter kontrolleri yapılmakta ve sertifikalandırılmaktadır.
- Video konferans teknolojilerini 2010 yılından itibaren proaktif şekilde kullanmaya başlayan şirketimiz düzenli olarak Bölge ve Şubelerinde video konferans altyapısını kullanarak eğitim ve toplantıları yapmaktadır. Her pazartesi günü gerçekleştirilen "Güncel Mevzuat Bilgilendirmesi" tüm müşterilerimize app.ugm.com.tr canlı adresinden yayını yapılmaktadır.
Yazılım Geliştirme:
- Müşteri Çalışma Portalı - MÇP , İngilizce , Almanca , Fransızce ve Japonca dillerinde 72 modül olarak müşterilerimizin , Dış Ticaret süreçleri ile ilgili tüm raporlamalarını esnek ve dinamik raporlama imkanı sağlanmıştır. Bunun dışında müşterilerimizin kendi iş süreçlerine uygun olacak şekilde 750 civarında özel rapor tanımlanmıştır.
- Yazılım Mühendislerimiz tarafından geliştirilen ölçümleme programı ile, tüm saha ve ofis süreçlerimiz ayrı ayrı hedef süreler bazlı ölçümlenmektedir. Bu ölçümlemeleri; İthalat-İhracat dosyası için girilen Ana Kodlar ve Ara Kodlar ile Mazaret kodları, ayrıştırılarak hesaplaması yapılmaktadır. Saha Tarafında Mobil Uygulamalar ile anlık veri alınmaktadır. Ofis tarafında ise, Müşteri Temsilcilerinin kullandığı uygulama ile bu veriler iş takip kodu ile alınarak ayrı ayrı hesaplanmaktadır. Gümrük , Hat , Taşıma Şekli kriterlerine uygun olarak Endüstri Mühendislerimizin yapmış olduğu ölçümlemeler ile hedef süreler belirlenmiştir. Bu süreler düzenli olarak her hafta "İş Süreçleri ve Verimlilik Komitesi" tarafından kontrol edilmekte ve süreç değerlendirmeleri yapılmaktadır.
- Web sitemizde , Süreç Uyumu bölümünde ( https://ugm.com.tr/surec-uyumu ) , haftalık olarak bu rapor yayınlanmaktadır. Bu rapor sistem tarafından otomatik olarak oluşturulmaktadır. Şirketimiz iç süreçlerinde; her bir ithalat ihracat işlemi için hedef süreler belirlenmiştir. Hedef sürelerimize uygun hareket etme yüzdelerimiz İş Süreçleri Geliştirme ve Verimlilik Komitesi tarafınca tablo halinde sizlere sunulmaktadır. Amacımız; tüm işlemlerimizi planlanan süreler içerisinde gerçekleştirmek ve sürekli olarak bu süreleri kısaltabilmektir.
- Beyanname tescil öncesinde , Sektör, Firma, GTIP, Gümrük Bazında program içerisinde sistematik kontroller yapılmaktadır. Müşteri veya personel hatalarının daha aza indirilmesine yönelik olarak iyileştirmeler için sonradan kontrol mekanizması geliştirilerek süreçlere otomatik kontroller eklenmektedir.
Entegrasyon ve Dijital Süreçler:
- Dış Ticaret Operasyonunda; Yüklemesi yapılacak eşya bilgilerinin nakliyeciden tedarik edilmesi, ithalat ya da ihracat beyannamelerinin hazırlanması, SKU bazında maliyet ve beyanname verilerinin oluşturulması, detaylı fatura ve dekont verilerinin sağlanması, operasyonla ilgili raporlamaların sunulması gibi süreçlerinde tamamında web servis , XML , WSDL , XLS entegrasyonları ile veri transferi metotları kullanılmaktadır.
- Dış Ticaret işlemlerinde kullanılan tüm belgeler beyanname bazında taramaları yapılarak , Optik Karakter Tanıma, (Optical Character Recognition -OCR ) yazılımları ile belgeleri tanıyan ve kategorize eden bir E-Arşiv sistemi kurulmuştur. Yılda ortalama 12 milyon belge taraması yapılarak sınıflandırılmaktadır.
- Yüksek hacimli, tekrarlanan yada veri entegrasyonu mümkün olmayan tüm iş süreçlerimizde teknolojiyi hızlı ve verimli şekilde kullanabilmek hedefi ile Robotik Süreç Otomasyonu (Robotic Process Automation – RPA) yapay zeka (Artificial Intelligence – AI) ile yazılımın kullanımı projeleri devreye alınmıştır. Bu çalışmalar neticesinde süreçler daha hızlı , verimliliği yüksek ve hatasız işlemler ile müşterilerimize daha kaliteli hizmetler sunulması için hedeflenmiştir.
